MAKALAH BAHASA INDONESIA - BAHASA SURAT

BAB I
PENDAHULUAN

A.    LATAR BELAKANG
Dalam kehidupan sehari-hari kita selalu melihat seseorang mengirimkan surat kepada orang yang dikehendakinya. Salah satu contohnya yaitu seorang kekasih yang mengirimkan surat kepada kekasihnya. Surat adalah sebuah alat atau media komunikasi yang berupa tulisan yang berisi informasi, pesan, pernyataan, atau tanggapan sesuai dengan keinginan penulis surat.
Pada saat seseorang siswa mengirimkan sebuah surat kepada gurunya yang menyatakan bahwa dirinya tidak bisa menghadiri atau mengikuti pelajaran yang dilangsungkan pada hari itu berhubung karena kesehatannya terganggu. Berdasarkan ilustrasi tersebut dapat dikatakan bahwa surat dapat berfungsi sebagai alat komunikasi atau penyampai informasi dari siswa tersebt kepada guru tersebut. Surat juga dapat berfungsi sebagai wakil penulis dalam hal ini, penulis tidak perlu langsung bertatap muka dengan orang yang dituju untuk menyampaikan informasi melainkan diwakili oleh surat.
Namun terkadang kita tidak mengerti bagaimana hakikat dan jenis surat serta bahasa surat. Untuk itu, dalam makalah ini akan dibahas mengenai hakekat dan jenis-jenis dari format surat tersebut. Terkadang dalam pembuatan surat lamaran pekerjaan kita mengalami sebuah kesulitan, oleh karena itu dalam makalah ini terdapat tata cara pembuatan surat lamaran pekerjaan agar pada saat kita membuat surat lamaran tersebut kita tidak lagi mengalami kesulitan. Dalam makalah ini, juga terdapat pemaparan tentang sistematika surat resmi yang dapat dijadikan acuan dalam pembuatan surat resmi.
 
B.    RUMUSAN MASALAH
Dari latar belakang di atas maka rumusan masalah makalah kami adalah:
a.    Bagaimana hakikat, jenis dan bentuk surat?
b.    Bagaimana penggunaan Bahasa Indonesia dalam surat (bahasa surat)?

C.    TUJUAN
a.    Untuk mengetahui hakikat, jenis dan bentuk surat
b.    Untuk mengetahui penggunaan Bahasa Indonesia dalam surat (bahasa surat)

 
BAB II
PEMBAHASAN
A.    HAKIKAT, JENIS DAN FORMAT SURAT
a.1.    Hakikat Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.
a.2.    Jenis-jenis Surat
Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan atas beberapa jenis, yakni sebagai berikut :
a.3.1.    Surat keluarga ialah surat yang isinya membicarakan masalah keluarga, perkenalan, atau persahabatan. Surat keluarga dapat berupa surat pada orang tua, famili, kepada kenalan, dan sebagainya.
a.3.2.    Surat setengah resmi ialah surat yang ditulis oleh seseorang atau perorangan kepada suatu organisasi atau instansi tertentu. Contohnya surat lamaran kerja, surat permohonan izin membangun, surat izin masuk kantor, surat pernyataan bersedia memilih dan dipilih.
a.3.3.    Surat sosial ialah surat yang dibuat oleh berbagai lembaga sosial yang ditujukan kepada seseorang, organisasi, atau instansi tertentu. Isi surat sosial selalu bersifat kegiatan sosial yang dikelola oleh lembaga yang bersangkutan.
a.3.4.    Surat niaga ialah surat yang ditulis oleh suatu badan perusahaan perdagangan yang isinya membicarakan masalah dagang atau perniagaan. Menurut Soedjito dan Solchan, surat niaga atau dagang ialah surat yang berisi masalah perniagaan atau perdagangan. Surat niaga dibuat oleh suatu perusahaan yang ditujukan kepada semua pihak.
a.3.5.    Surat dinas ialah surat yang isinya meliputi masalah dinas yang menyangkut administrasi pemerintah. Menurut Sudarsa, surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapat dikirimkan kepada semua pihak yang berhubungan dengan instansi tersebut.
a.3.    Bentuk Surat
a.3.1.    Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
        Surat yang berbentuk lurus penuh ini disusun dengan aturan, yaitu semua bagian yang terdapat dalam surat selain kop surat. Seluruhnya diketik mulai dari margin kiri. Keterangan :
o    Kop Surat
o    Perihal dan Nomor Surat
o    Tempat, Tanggal, dan Tahun Surat
o    Salam Pembuka
o    Isi Surat
o    Inti Surat
o    Salam Penutup
o    Tanda Tangan dan Nama Terang
a.3.2.    Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)
Surat yang berbentuk setengah lurus disusun dengan aturan, semua bagian surat diketik mulai dari margin kiri yang sama, batas – batas bagian surat diketik dengan menambahkan jarak 5 (Lima) ketukan dan setiap paragraf baru di mulai pada margin yang sama diantara paragraf yang satu dan yang lainnya berjarak satu spasi. Keterangan :
o    Kop Surat
o    Perihal dan Nomor Surat
o    Tempat, Tanggal, dan Tahun Surat
o    Salam Pembuka
o    Isi Surat
o    Inti Surat
o    Salam Penutup
o    Tanda Tangan dan Nama Terang
a.3.3.    Bentuk Lurus (Block Style)
Bentuk lurus pada dasarnya hampir sama dengan bentuk lurus penuh. Bedanya terletak pada pengetikan tanggal surat, nama jabatan, tanda tangan, nama terang dan NIP, salam penutup, semuanya terletak di margin sebelah kanan. Keterangan :
o    Kop Surat
o    Perihal dan Nomor Surat
o    Tempat, Tanggal, dan Tahun Surat
o    Salam Pembuka
o    Isi Surat
o    Inti Surat
o    Salam Penutup
o    Tanda Tangan dan Nama Terang
a.3.4.    Bentuk Lekuk dan Gerigi (Indented Style)
Bentuk Lekuk dan gerigi pada dasarnya tidak terlalu berbeda dengan bentuk setengah lurus. Yang membedakannya hanya pada pengetikan alamat dalam yang setiap barisnya lebih menjorok ke dalam. Keterangan :
o    Kop Surat
o    Perihal dan Nomor Surat
o    Tempat, Tanggal, dan Tahun Surat
o    Salam Pembuka
o    Isi Surat
o    Inti Surat
o    Salam Penutup
o    Tanda Tangan dan Nama Terang
a.3.5.    Bentuk Paragraf Menggantung (Hanging Paragraph)
Bentuk Paragraf menggantung inipun tidak terlalu berbeda dengan bentuk setengah lurus. Karena yang membedakannya hanya dari sistem pengetikan isi surat. Sistem pengetikan tersebut yaitu pada setiap paragraf baris pertama dimulai dari margin kiri. Kemudian pada baris kedua dan selanjutnya, pengetikkan dilakukan menjorok ke dalam. Yang membuat paragraf kelihatan seperti menggantung. Keterangan :
o    Kop Surat
o    Perihal dan Nomor Surat
o    Tempat, Tanggal, dan Tahun Surat
o    Salam Pembuka
o    Isi Surat
o    Inti Surat
o    Salam Penutup
o    Tanda Tangan dan Nama Terang
a.3.6.    Bentuk Resmi Indonesia Lama
Bentuk resmi Indonesia lama yaitu penulisan alamat surat diketik sebelah kanan di bawah tanggal surat. Keterangan :
o    Kop Surat
o    Perihal dan Nomor Surat
o    Tempat, Tanggal, dan Tahun Surat
o    Salam Pembuka
o    Isi Surat
o    Inti Surat
o    Salam Penutup
o    Tanda Tangan dan Nama Terang
a.3.7.    Bentuk Resmi Indonesia Baru
        Bentuk resmi Indonesia baru merupakan variasi bentuk setengah lurus dan bentuk resmi Indonesia, bedanya dengan bentuk setengah lurus terletak pada penulisan salam penutup yang berada pada margin kanan yang setara dengan penulisan tembusan. Keterangan :
o    Kop Surat
o    Nomor Surat
o    Tanggal Surat
o    Lampiran Surat
o    Perihal
o    Alamat Dalam
o    Salam Pembuka
o    Alenia Pembuka
o    Alenia Isi
o    Alenia Penutup
o    Salam Penutup
o    Pengirim Surat
o    Tembusan
a.4.    Bahasa Surat
Agar dapat dimengerti maksud dan tujuan surat secara jelas, harus disusun dengan mengggunakan bahasa yang relatif singkat. Sebelum menulis surat hendaknya dipertimbangkan sebaik mungkin, baik penyusunan kalimat, arti maupun ketepatan penggunaan kata-kata. Hindari pemakaian kata-kata yang kurang tepat serta jangan menyinggung perasaan orang yang dikirimi surat. Bahasa yang digunakan harus benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimat.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan bahasa surat adalah sebagai berikut:
o    Hindari kalimat yang panjang dan berbelit-belit
o    Gunakan kata-kata dan istilah yang sudah lazim dipaikai
o    Tempatkan tanda baca dengan tepat
o    Gunakan ejaan yang benar
o    Gunakan singkatan yang umum dipakai

Salah satu syarat agar surat dikatakan baik kalau jelas dan sopan, hal itu akan dapat dicapai kalau kita menggunakan bahasa praktis. Bahasa praktis, maksudnya adalah :
1.    Menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti asrtinya oleh penulis surat
2.    Penulis mampu menggunakan kata tersebut
3.    Kata yang dipergunakan sederhana, umum, bukan kata daerah, asing, dan lain-lain.
Selain sebuah keharusan mempergunakan bahasa praktis keberhasilan suatu surat juga dipengaruhi oleh gaya bahasa.  Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat dipengaruhi oleh dua factor yaitu :
1.    Kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat
2.        Persoalan yang akan dikemukakan didalam surat, misalnya: intruksi, pemberitahuan, permohonan dan sebagainnya.

Bahasa surat haruslah efektif. Untuk itu bahasa surat haruslah logis, wajar, hemat, cermat, sopan dan menarik. Sedapat mungkin dihindari pemakaian kata-kata asing yang sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia. Bahasa efektif ialah bahasa yang secara tepat dapat mencapai sasarannya. Bahasa efektif dapat dikenali dari pemakaian bahasa yang:
1.    Sederhana
Sederhana berarti bersahaja, lugas, mudah, tidak berbelit-belit, baik tentang pemakaian kata-katanya maupun kalimatnya. Untuk itu hendaklah dipakai kata-kata yang biasa dan lazim
2.    Ringkas
Kalimat yang ringkas umumnya lebih tegas dan mudah dipahami sedangkan kalimat yang panjang biasanya lemah dan kabur serta tidak cepat dipahami maksunya.
3.    Jelas
Jelas berarti tidak samar-samar, tidak meragukan, tidak mendua makna atau tidak menimbulkan salah paham.

4.    Sopan
Dalam surat-surat resmi bahasa sopan itu dapat dicapai dengan beberapa cara sebagai berikut:
a.    Kalimat bervariasi
b.    Menggunakan kata-kata yang sopan atau halus
c.    Menggunakan kata sapaan atau kata ganti
d.    Menggunakan kata-kata resmi (bukan kata sehari-hari)
5.    Menarik
Menarik berarti dapat membangkitkan perhatian, tidak membosankn dan  dapat mengesankan pada angan-angan pembaca.
Hal penting lainnya yang perlu diperhatikan adalah:
a.    Memahami kedudukan masalah yang dikemukakan.
b.    Memahami peraturan-peraturan yang berkaitan dengan masalah itu.
c.    Mengetahui posisi dan bidang tugasnya.
d.    Hal-hal lainnya yang berkaitan dengan ketatausahaan.
 
BAB III
PENUTUP
A.    KESIMPULAN
Dari pembahasan di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa :
•    Dalam pembuatan surat kita harus memenuhi kaidah-kaidah yang berlaku dalam pembuatan surat tersebut.
•    Dalam pembuatan surat kita harus mengetahui dan menggunakan bahasa surat yang baik dan benar sesuai kaidah-kaidah yang berlaku.
B.    SARAN
Adapun saran yang mungkin perlu diperhatikan. Antara lain:
1.    Diharapkan pada saat menulis surat diperhatikan langkah – langkahnya agar tidak terjadi kesalahan dalam pembuatannya.
2.    Diharapkan pada saat menulis juga diperhatikan jenis dan bentuk surat yang akan dibuat.
3.    Diharapkan agar mahasiswa dapat mengetahui bahasa surat yang baik dan benar.
  
DAFTAR PUSTAKA
Ardi Kurniawan Kusuma, “Makalah Bahasa Indonesia Tentang Bahasa Indonesia Dalam Surat Menyurat”. This All Is My Domain, http://thisallismydomain.blogspot.com/2012/07/v-behaviorurldefaultvmlo.html (diakses 09 Desember 2012).
Arifin, Syamsir. 1987. Pedoman Penulisan Surat menyurat Indonesia. Padang: Angkasa Raya.
Charles, “Makalah Bahasa Indonesia Sistematika Penulisan Surat Dinas ”. Blog-nya Charles, http://sukadiklik.blogspot.com/2011/04/makalah-bahasa-indonesia-sistematika.html (diakses 09 Desember 2012).
Departemen Pendidikan Nasional. 2004. Panduan Materi SMP/MTs Ujian Akhir  Nasional. Jakarta: Pusat Penilaian Pendidikan.
Marz_riyadi 11, “Makalah Bahasa Indonesia Surat”. Warung Penjas, http://mriyadi54.blogspot.com/2011/11/makalah-bahasa-indonesia-surat.html (diakses 09 Desember 2012).
Nurdin, Ade. 2005. Intisari Bahasa dan Sastra Indonesia. Bandung: Pustaka Setia.
Rhyantd Bryantd, “Makalah Surat-menyurat”. Zhuldyn's Blog, http://zhuldyn.wordpress.com/2011/09/06/makalah-surat-menyurat/ (diakses 09 Desember 2012).
Soedjito dan Solchan TW. 1999. Surat-Menyurat Resmi dalam Bahasa Indonesia. Bandung: PT Remaja Rosdakarya.
Sudarsa, dkk. 1992. Surat Menyurat dalam Bahasa indonesia. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.


Untuk bentuk *.Doc nya, bisa download disini
Untuk bentuk *.Doc nya, bisa download disini

@kaptenpenguind Mungkin Ini Juga Yang Anda Cari :

.:: Related Post ::.